پروفرما اینویس اولین سندی است که در یک معامله بین‌المللی توسط فروشنده صادر می‌شود. بعد از برقراری ارتباط به‌صورت مکاتبه یا مذاکره رودررو طرفین در مورد شرایط معامله و موارد مختلف به توافق می‌رسند. توافقات فی‌مابین به شکل سند پروفرما از سوی فروشنده برای خریدار ارسال می‌گردد. یعنی درخواست پروفرما از سوی خریدار صورت می گیرد.گاهی اوقات فروشنده قبل از ارسال پروفرما پیشنهاد فروش خود را در سندی تحت عنوان مظنه صادر می‌نماید و بعد از چانه‌زنی و حصول توافق بین طرفین موارد مورد توافق در پروفرما درج می‌گردد؛ بنابراین پروفرما سندی است که توسط فروشنده قبل از انجام معامله صادر می‌گردد و حاوی کلیه توافقات اولیه فیمابین فروشنده و خریدار است که مندرجات و محتویات آن به‌عنوان پایه خرید انجام شده قرار می‌گیرد.

پروفرما اینویس اهمیت زیادی دارد و تنظیم دقیق آن به کاهش زمان انجام معامله کمک شایانی میکند. این امر بدین دلیل است که مطالب مندرج در پروفرما مبنای تکمیل چند فرم ازجمله ثبت سفارش و گشایش اعتبار اسنادی می‌باشد. درصورتی‌که نکات مد نظر طرفین به‌صورت دقیق، صحیح و کامل در آن درج نشود و اعتبار اسنادی بر مبنای آن گشایش شود ممکن است بعد از گشایش و ابلاغ اعتبار نیاز به اصلاح آن باشد.

همان‌گونه که مطرح گردید بهتر است در تنظیم پروفرما به چند نکته اساسی اشاره گردد که در زیر موردبررسی و تحلیل قرار می‌گیرند. در زیر مختصری از آموزش تکمیل ارسال پروفرما پیش فاکتور (موارد مهم در پروفرما اینویس) مطرح می گردد:

1-مدت اعتبار پروفرما:

پروفرما درواقع یک پیش فاکتور می‌باشد که در آن فروشنده به خریدار اعلام می‌نماید کالای خاصی را به قیمت مشخص و شرایط معلوم به وی می‌فروشد. نکته مهم این است که فروشنده باید اعلام نماید خریدار تا چه زمانی میتواند به فروشنده جهت خرید مراجعه نماید. به بیان دیگر شرایط اعلام شده از سوی فروشنده تا چه زمانی معتبر می‌باشند. ممکن است بعد از گذشت زمانی خاص فروشنده نتواند با قیمت قبل معامله نماید. از سوی دیگر مدت اعتبار پروفرما در زمان گشایش اعتبار اسنادی نیز مهم می‌باشد؛ بنابراین بهتر است در پروفرما ذکر گردد که مدت اعتبار آن تا چه زمانی می‌باشد.

2-نام کالا در پروفرما:

نام کالا در پروفرما باید به‌صورت دقیق مشخص گردد که کالا چیست. نام خود کالا، جنس آن و توصیف کالا در این قسمت مطرح می‌گردد. گاهی اوقات فروشنده حتی تعرفه 8 رقمی کالا بر مبنای سیستم هماهنگ شده را نیز در پروفرما درج می‌نماید. درج نام کالا جهت شناسایی، طبقه‌بندی و عملیات ارزیابی در گمرک نیز اهمیت زیادی دارد.

3-مقدار کالا در پروفرما:

قیمت و شروط اعلام شده از سوی فروشنده معمولاً تابعی از مقدار خریداری‌شده می‌باشد؛ بنابراین لازم است در پروفرما مشخص شود قیمت و شرایط اعلام شده برای چه مقدار کالا می‌باشد. مقدار کالا با توجه به واحد شمارش آن کالا و تحت عناوین وزن، حجم، تعداد و یا دیگر واحدها مشخص می‌شود.

4-قیمت کالا در پروفرما:

قیمت را میتوان مهم‌ترین نکته پروفرما در نظر گرفت. طرفین معمولاً بعد از مشخص شدن سایر شروط و نکات مورد نظر در مورد قیمت تصمیم می‌گیرند، چرا که قیمت تابعی از شرایط معامله می‌باشد. قیمت کالا در پروفرما به‌صورت قیمت واحد و قیمت کل مطرح می‌گردد. درصورتی‌که پروفرما شامل چند قلم کالا باشد قیمت واحد اقلام در یک ستون زیر هم اعلام می‌گردد. بعد قیمت کل هر قلم که ضرب قیمت واحد در تعداد کالا می‌باشد محاسبه می‌شود و نهایتا قیمت کل اقلام یا قیمت کلی اعلام شده در پروفرما درج می‌گردد.

5-کرایه حمل در پروفرما:

درصورتی‌که طبق توافقات فی‌مابین فروشنده موظف به هماهنگی حمل‌ونقل و پرداخت کرایه آن باشد و قیمت اعلام شده توسط فروشنده شامل کرایه حمل نیز باشد بهتر است مبلغ مورد نظر را در پروفرما مشخص نماید. در این حالت فروشنده بعد از ذکر قیمت واحد و قیمت کل اقلام کرایه حمل را نیز به‌صورت جداگانه درج می‌نماید. در این حالت قیمت FOB به قیمت CFR تبدیل می‌شود. این موضوع در مبحث اینکوترمز موردبررسی بیشتر قرار می‌گیرد. از سوی دیگر مشخص کردن کرایه حمل در زمانی که ناوگان حمل خارجی باشد امر تعیین و پرداخت 10 درصد کرایه حمل به وزارت راه و ترابری را تسهیل می‌نماید.

6-نوع ارز در پروفرما:

ازآنجاکه معامله در محیط بین‌المللی و دست کم بین دو کشور اتفاق می‌افتد فروشنده باید اعلام نماید مبلغ مشخص شده که به کدام ارز می‌باشد. نوع ارز را معمولاً فروشنده مشخص می‌نماید؛ اما نکته مهم آن است که خریدار نیز باید آن را بپذیرد و نوع ارز باید مورد توافق طرفین باشد. گاهی اوقات قوانین بانکی و رویه‌های حقوقی یکی از طرفین ممکن است محدودیت‌هایی در این زمینه ایجاد نماید.

7-کشور و کارخانه تولیدکننده:

گاهی اوقات خریدار نمی‌تواند مستقیما از سازنده کالا را بخرد و به دلایل متعدد به‌ناچار از واسطه‌ها خرید می‌کند. از سوی دیگر با توجه به شکل گیری الگوی شرکت‌های چندملیتی و اتحادیه‌های اقتصادی اغلب اوقات چندین کشور در ساخت یک محصول نهایی مشارکت می‌نمایند. به همین دلیل در اظهارنامه گمرکی نام کشور مبدأ و کشور طرف معامله به‌صورت مجزا درج می‌گردد. کشور مبدأ یا سازنده در خانه‌های 10 و 16 و کشور طرف معامله یا کشور صادرکننده در خانه‌های 11 و 15 اظهارنامه درج می‌گردد. در هر صورت در پروفرما باید مشخص شود کشور سازنده کدام است و مبداء کالا کجاست.

8-مشخصات بسته‌بندی:

بسته‌بندی صادراتی با بسته‌بندی محصول برای بازار داخلی تفاوت‌های اساسی دارد و این موضوع را میتوان از دو بعد تحلیل نمود و دودسته دلیل برای این تفاوت‌ها قایل شد.

• 
  تفاوت در بسته‌بندی به دلیل ریسک‌های فیزیکی حمل‌ونقل:

در جریان مبادلات بین‌المللی کالاها مسیر بسیار طولانی را با وسایل حمل متعدد طی می‌نمایند. گاهی اوقات در حمل‌های بین‌المللی ازجمله حمل چندوجهی کالا چندین بار از وسایل حمل مختلف همچون کامیون، قطار، کشتی و هواپیما تخلیه و بارگیری می‌شود. درصورتی‌که در معاملات داخلی فاصله فیزیکی و نوع حمل‌ونقل به پیچیدگی معاملات بین‌المللی نیست. بسته‌بندی صادراتی باید متناسب با ماهیت و وزن کالا، میزان فاصله و نوع حمل باشد. بسته‌بندی باید به نحوی انجام شود که کالا در جریان حمل‌ونقل آسیبی نبیند و بدون صدمه ناشی از بسته‌بندی ضعیف به مقصد برسد.

• 
  تفاوت در بسته‌بندی به دلایل بازاریابی صادراتی در کشور مقصد:

نوع بسته‌بندی یک کالای خاص ممکن است در کشورهای مختلف با توجه به متغیرهای بازاریابی ازجمله فرهنگ و سلیقه کشور مبدأ متفاوت باشد. به‌عنوان مثال عسل در بعضی کشورها در بسته‌های پلاستیکی به بازار ارائه می‌شود و در بعضی کشورهای دیگر در بسته‌های شیشه‌ای.همچنین می‌توان از کاربرد رنگها و تفاوت‌های فرهنگی نیز نام برد.
بنابراین خریدار و فروشنده باید به‌صورت دقیق و واضح مشخص نمایند که چه نوع بسته‌بندی مد نظر آن‌ها می‌باشد. هر چند با ظهور پدیده کانتینر مشکلات مربوط به بسته‌بندی خیلی از کالا ها حل شد اما همچنان باید دقت نمود در مراحل مختلف ازجمله حمل‌ونقل مشکل خاصی برای کالا ایجاد نشود. گاهی اوقات طرفین از واژه‌هایی همچون بسته‌بندی مناسب، بسته‌بندی استاندارد، و بسته‌بندی صادراتی استفاده می‌نمایند که درست نمی‌باشد. علاوه بر بسته‌بندی اصلی کالا، نوع پالت یا حتی کانتینر مورد استفاده نیز بهتر است به‌صورت دقیق مشخص شود. این موضوع در زمان بازرسی کالا از اهمیت ویژه ای برخوردار می‌باشد.

9-مشخصات حمل:

 مشخصات حمل شامل تعیین نوع، مبدأ، مقصد و وسیله حمل می‌باشد. تعین نوع حمل نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است و بهتر است در پروفرما مشخص شود. منظور از نوع حمل درواقع نوع وسیله حمل می‌باشد. کشتی، کامیون، هواپیما، قطار و خطوط لوله وسایل حمل بین‌المللی هستند که هرکدام از سرعت، ریسک و بالطبع هزینه‌های خاص خود برخوردار هستند. گاهی اوقات تغییر وسیله حمل تأثیر شدیدی در قیمت کالا در مقصد دارد. درصد بالایی از کالاها در تجارت بین‌الملل از طریق کشتی حمل می‌شوند که تقریباً از سرعت و قیمت پایین و ریسک متوسط برخوردار است؛ بنابراین تعیین نوع وسیله حمل نیز از اهمیت خاصی برخوردار است هر چند اغلب بر اساس عرف عمل می‌گردد و طرفین اشاره صریح به این موضوع نمی‌نمایند. بعلاوه تعیین مبدأ و به‌ویژه مقصد حمل از اهمیت زیادی برخوردار است چراکه پرداخت کرایه حمل از مبدأ تا مقصد یکی از هزینه‌های اصلی بازرگانی بین‌الملل می‌باشد. باید مشخص گردد قیمت اعلام شده توسط فروشنده شامل کرایه حمل تا کجا می‌باشد و تعهد فروشنده در این مورد را مشخص نماید. این موضوع در مبحث اینکوترمز بیشتر موردبررسی قرار می‌گیرد. اینکوترمز استانداردهای مشخصی برای این بخش از قرارداد و تعهدات طرفین در اختیار تجار قرار می‌دهد.

10-شرایط پرداخت:

یکی از مهم‌ترین نکات پروفرما تعیین نوع یا روش پرداخت و مدت‌زمان آن می‌باشد.4 روش اصلی برای پرداخت در معاملات بین‌المللی وجود دارد عبارت‌اند از خرید به روش حساب باز یا خرید نسیه، خرید به روش پیش‌پرداخت، خرید با استفاده از برات بدون تعهد یا برات اسنادی، و خرید با گشایش اعتبار اسنادی. 

11-سایر موارد:

چند مورد دیگر همچون شماره و تاریخ پروفرما، نام شرکت فروشنده، نام شرکت خریدار و اطلاعات بانکی نیز در اغلب پروفرماها ذکر می‌گردد. بعلاوه بعضی اوقات با توجه به توافق طرفین و ماهیت کالاها شروط ویژه و موارد خاصی نیز در پروفرما گنجانده می‌شود که در این متن مورد اشاره قرار نمی‌گیرند.

تفاوت سیاهه تجاری با پروفرما اینویس

سیاهه تجاری  چیست؟

فاکتور یا سیاهه تجاری یکی از اسناد مهم می‌باشد که فروشنده کالا، آن را به نام خریدار صادر می‌کند. اطلاعات مندرج در فاکتور با پیش فاکتور بسیار نزدیک هستند، با این تفاوت که فاکتور پس از توافق و برای هر محموله جداگانه ارائه می‌شود و پیش فاکتور قبل از آن و ممکن است به‌صورت کلی باشد. به‌عبارت‌دیگر پیش فاکتور و فاکتور ازنظر محتوا تفاوت چندانی باهم ندارند اما ازنظر جایگاه حقوقی و ترتیب زمانی در تجارت و بازرگانی بین‌المللی متفاوت هستند.

مندرجات فاکتور:

• 
   مشخصات خریدار و فروشنده
  •    مشخصات کالا
  •    قیمت کالا
  •    قاعده تحویل
  •    زمان تحویل
  •    شرایط پرداخت
  •    تعرفه کالا
  •    و …
  مواردی که در فاکتور آورده می‌شود را بر اساس نیاز خریدار می‌تواند تغییر داد. برای مثال بر اساس درخواست خریدار در برخی موارد نوع استاندارد اعمال شده در هنگام تولید، و یا نوع و هزینه حمل نیز در فاکتور ارائه می‌شود. در برخی از موارد بر اساس درخواست خریدار فاکتور به تائید یا تسجیل کنسولگری کشور خریدار در مبدأ نیز می رسد.